Resepsionis Hotel Dan Cara Resepsionis Menerima Tamu

informasitempat, Resepsionis Hotel Dan Cara Resepsionis Menerima Tamu - Tugas utama seorang resepsionis hotel adalah menjual kamar dan menerima tamu hotel (receiving the guest) yang tiba, baik tamu hotel yang telah memesan kamar sebelumnya (reservation) maupun tamu hotel yang datang langsung tanpa memesan kamar terlebih dahulu (walk in guest).

Cara Resepsionis Hotel Menerima Tamu Hotel

Tugas yang dipercayakan manajemen hotel hendaknya jangan disia-siakan. Tanggung jawab ini hendaknya dapat membangkitkan semangat seorang resepsionis untuk menyambut tamu hotel. Suatu sambutan yang baik merupakan awal dari suatu proses pelayanan. Penampilan seorang resepsionis dan sambutan yang diberikan kepada tamu hotel yang tiba akan sangat mempengaruhi kesan tamu (gues impression) terhadap manajemen hotel, karyawan, dan pelayanan secara keseluruhan.

Prosedur Resepsionis Hotel Dalam Menerima Tamu

Jangan Pilih Kasih

Pelayanan harus diberikan kepada semua tamu tanpa memandang kebangsaan, ras, agama, umur, jenis kelamin, kenalan anda atau bukan, dan sebagainya.

Utamakan Dalam Menyambut Tamu Hotel

Apabila anda sedang sibuk mengerjakan suatu pekerjaan, hentikan sejenak dan siapkan diri anda untuk menyambut tamu hotel yang tiba (check-in)

Cara Resepsionis Hotel Menyambut Tamu Hotel Yang Baru Tiba

Dengarkan permintaan atau keinginan tamu hotel yang bersangkutan dan berikan pula informasi yang diperlukan serta pilihlah kamar sesuai dengan permintan tamu hotel. Dengan demikian, tamu hotel akan merasakan adanya keramahan, keakraban, serta kesediaan resepsionis hotel dalam memberikan pelayanan. Tamu hotel akan terkesan dan tidak merasa asing dalam lingkungan yang sebenarnya bagi dirinya. Kepuasan tamu hotel adalah tujuan dari manajemen sebuah hotel, karena kepuasan yang dirasakan tamu hotel merupakan alat promosi yang ampuh bagi hotel itu.

Cara Seorang Resepsionis Menyambut Tamu Perseorangan Yang Tiba Tanpa Reservasi Kamar ( Walk-In Guest)

Seorang resepsionis hotel yang terampil dan santun dapat menciptakan pelayanan yang efisien dan menyenangkan bagi tamu hotel merupakan syarat untuk memberikan pelayanan yang baik kepada setiap tamu hotel. Adapun langkah-langkah yang tepat dalam menerima tamu tiba tanpa reservasu kamar adalah sebagai berikut :

1. Menyambut Tamu Hotel (Welcoming The Guest)

Setiap tamu yang check-in di hotel, apapun alasan dan keperluannya, harus disambut dengan ramah dan senyuman yang alami. Resepsionis harus menunjukkan keramahan dan senyum saat menerima dan berbicara dengan tamu hotel. Ini dilaksanakan untuk menunjukkan bahwa resepsionis siap membantu setiap tamu hotel. Dan berikut ini adalah contoh sederhana dalam menyambut tamu hotel yang tiba tanpa reservasi :

"Selamat pagi (siang atau sore), bapak/ibu. selamat datang di Narzawi Grand Hotel. apa yang dapat kami bantu".

Sedangkan dalam menyambut tamu langganan, resepsionis dapat mengatakan dengan cara sebagai berikut :

"Selamat pagi/siang/sore, Pak Agus. Selamat datang kembali di hotel kami, senang berjumpa dengan bapak atau ibu".

2. Memberikan Informasi (giving the information)

Memberi informasi kepada setiap tamu yang check-in di hotel tidak lain adalah menyambut kebutuhan akan tamu tersebut. Dalam hal ini menyangkut fasilitas kamar dan fasilitas lainnya dalam sebuah hotel.

Usahakan saat menjual kamar kepada setiap tamu hotel mulai dari kamar yang berharga mahal, namun jangan sampai terkesan memaksa. Dalam menjual kamar hotel, hindari menyebutkan harga kamar, tetapi juallah fasilitas kamar kepada tamu tersebut. Karena saat mendengar fasilitas kamar, maka dengan sendirinya saat tamu hotel mendengarkan penjelasan dari resepsionis mengenai fasilitas kamar yang luas atau mewah, harga kamar yang mahal menjadi serasa murah.

Tujuan menjual fasilitas kamar adalah untuk memotivasi tamu hotel agar merasa terkesan dan lebih mantap dalam melakukan pilihannya.

3. Mendaftarkan Tamu Hotel

Setelah tamu memutuskan untuk tinggal di hotel tersebut, langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang resepsionis adalah mendaftarkan tamu dengan menyodorkan kartu registrasi (registration card). Setiap orang yang memutuskan tinggal di hotel wajib mengisi kartu registrasi yang disediakan oleh pihak hotel. Ini merupakan sumber data tamu bagi hotel tersebut dan pihak hotel wajib melaporkan jumlah tamu yang tinggal atau menginap kepada pihak Kepolisian setempat.

Jenis kartu registrasi di setiap hotel berbeda-beda bentuk dan penampilannya. Namun pada prinsipnya proses pengisian adalah sama, karena data-data yang diminta dari tamu adalah sama. Registrasi adalah proses pendaftaran tamu hotel pada saat check-in di hotel dan tamu sudah memutuskan untuk tinggal di hotel. cara pengisiannya adalah sebagai berikut :

First Guest

Jika hotel dalam keadaan low season, kartu registrasi diisi lengkap oleh tamu hotel yang bersangkutan. Sedangkan jika hotel sedang peak season, pengisian kartu registrasi dilakukan oleh resepsionis hotel dengan cara meminta ID tamu hotel dan tamu hotel diminta menandatanganinya. Setelah proses pengisian selesai, ID tamu akan dikembalikan lagi kepada tamu yang bersangkutan. Untuk melakukan ini resepsionis bisa meminta Bellboy mengantar ID tersebut ke kamar dimana tamu tersebut berada.

Regular Guest

Bagi para tamu yang sudah menjadi pelanggan hotel, pihak hotel akan memberikan pre-registration card kepada tamu tersebut. Tamu cukup memberikan tanda tangannya karena data tamu tersebut sudah ada pada guest history card.

Baca Juga 4 Cara Menjadi Pemimpin Rapat Yang Baik Dan Berkualitas

Penutup

Itulah cara seorang resepsionis hotel menerima tamu hotel, karena kesan pertama tamu hotel atas pelayanan dan fasilitas hotel tersebut dapat diketahui dari depan yakni dari bagaimana resepsionis hotel tersebut menyambut tamu hotel dan memperlakukan tamu hotel.

Baca Juga Resepsionis Hotel Dan Kepribadian Resepsionis Hotel

Share this post

Related Posts