Tips Menghitung Biaya Atau Harga Layanan TI Konseptual
Minggu, 20 Mei 2018
Tips Menghitung Biaya Atau Harga Layanan TI Konseptual - Pernahkan anda mencoba menghitung berapa sebenarnya "harga" sebuah layanan e-mail di kantor anda? Atau kebih jauh lagi menghitung berapa ROI-nya? Disini akan dibahas tentang konsep-konsep dasar untuk menghitung harga layanan TI yang disediakan oleh sebuah divisi TI.
Cara Menghitung Biaya Layanan Teknologi Informasi Konseptual
Dalam sebuah poin kebutuhan proyek ditentukan penyusunan model komersial untuk layanan-layanan berbasis TI di divisi TI perusahaan tersebut. Karena dengan adanya model komersial ini, divisi TI perusahaan tersebut diharapkan dapat beroperasi dengan lebih profesional karena dapat menagihkan biaya penggunaan layanan-layanan berbasis TI, seperti e-mail, aplikasi bisnis dan sebagainya, kepada pengguna-pengguna bisnisnya.
Seperti misalnya divisi pemasaran, sumber daya manusia, operasi dan lain sebagainya. Lebih profesional disini berarti, diantara divisi TI dengan divisi-divisi lainnya terjalin hubungan seperti halnya supplier dan customer. Ada standar kualitas tertentu yang harus dipenuhi, ada reward dan punishment, jika terjadi pelanggaran kualitas serta ada kesempatan terlebih dahulu nilai kualitas yang disepakati. Seperti halnya banyak diantara kira yang berlangganan akses internet secara pribadi dengan sebuah provider tertentu.
Menagih biaya antar divisi dalam sebuah perusahaan, saat ini bukanlah sebuah hal yang jarang terjadi lagi. Beberapa perusahaan nasional saat ini telah mempraktekkan hal yang sama. Misalnya divisi produksi yang membayar biaya user ID untuk aplikasi manufaktur kepada divisi TI yang mengadakan serta memelihara aplikasi tersebut.
Dan bukan hanya di divisi TI saja kejadian ini bisa terjadi, bisa saja divisi produksi tersebut membayar jasa pemindahan atau alokasi karyawannya antar pabrik kepada divisi sumber daya manusia yang telah memproses semua prosedur legal pemindahan atau alokasi tersebut. Dan konsekuensi positif dengan adanya biaya layanan ini adalah tingkat layanan yang lebih terstandarisasi dan reliable.
Misalnya, divisi produksi dan divisi TI sepakat untuk membayar sekian rupiah per user ID untuk aplikasi manufaktur dengan syarat tingkat respon aplikasi yang maksimal 5 detik per screen aplikasi. jika tidak tercapai syarat kualitas ini, maka divisi TI harus membayar denda. Dengan adanya mekanisme seperti ini, Divisi TI akan semakin terpacu untuk lebih menjaga dan meningkatkan kualitas layanannya. Dengan arti lain, divisi TI dapat lebih bertindak profesional seperti halnya sebuah perusahaan penyedia jasa TI.
Memang di kebanyakan perusahaan yang telah menerapkan model ini, tidak benar-benar terjadi perpindahan uang. Namun, hanyalah nation saja atau hanya diatas kertas. Tetapi konsekuensi dari pelanggaran tingka kualitas yang telah dijanjikan tetap nyata dan diformalkan dalam bentuk-bentuk Key Performance Indicator (KPI) untuk divisi maupun perorangan.
Untuk anda yang tertarik untuk memulai atau mengenal konsep ini, berikut ada beberapa alasan mengapa konsep ini penting untuk diterapkan baik secara menyeluruh menggunakan konsep-konsep manajeman keuangan, atau sekedar untuk menghitung biaya dan harga layanan-layanan TI di kantor anda masing-masing.
Analogi Biaya Langsung Dan Tidak Langsung
Sebuah mesin di dalam pabrik, biaya investasinya sudah pasti dijadikan bagian dari struktur harga produk akhir yang di proses mesin tersebut. Dalam hal ini, mesin tersebut merupakan bagian dari biaya langsung. Sebagai pembanding, biaya pengadaan biaya air bersih untuk minum para pekerja di pabrik adalah biaya tidak langsung.
Dengan analogi yang sama, layanan TI yang berupa aplikasi perencanaan produksi atau aplikasi manufaktur di atas adalah hal yang sama dengan mesin tersebut di atas, biaya pengadaannya harus mrupakan bagian dari struktur harga produk, sedangkan biaya pengadaan layanan e-mail bisa dianalogikan dengan biaya pengadaan air diatas, namun tetap digunakan sebagai fungsi pendukung proses produksi.
Pada praktiknya, banyak perusahaan nasional saat ini yang belum menerapkan model komersial di divisi TI-nya. budget tahunan TI biasanya dijadikan, secara bulat sebagai biaya langsung seluruhnya atau biaya tidak langsung seluruhnya. Tergantung dari status divisi TI tersebut, apakah sebagai supporting function atau main function dalam rantai proses (value chain) pengolahan produk atau jasa perusahaan tersebut.
Tetapi yang hilang disini adalah kontribusi positif divisi TI, karena dengan tepatnya model dari struktur harga sebuah produk dab jasa, akan dapat dilihat seberapa besar jontribusi divisi TI terhadap hasil akhir proses produksi.
Analisis Investasi
Mengetahui berapa biaya yang bisa ditagihkan ke divisi-divisi pengguna layanan TI di perusahaan, berarti anda bisa mengetahui berapa revenue yang bisa didapatkan bagi visi TI anda, karena telah menjual layanan-layanan TI.
Ini adalah hal yang penting bagi anda untuk memulai mengetahui konsep investasi solusi TI di perusahaan tempat anda bekerja. misalnyan anda saat ini memimpin sebuah divisi TI sebuah perusahaan yang pada suatu hari hadir pada pertemuan eksekutif mingguan perusahaan tersebut, anda lalu ditanya oleh direktur di perusahaan anda yang meminta pendapat mengenai rencana perusahaan untuk mengimplementasikan aplikasi ERP dalam waktu dekat, lalu apa jawaban anda ?
Ini adalah hal yang penting bagi anda untuk memulai mengetahui konsep investasi solusi TI di perusahaan tempat anda bekerja. misalnyan anda saat ini memimpin sebuah divisi TI sebuah perusahaan yang pada suatu hari hadir pada pertemuan eksekutif mingguan perusahaan tersebut, anda lalu ditanya oleh direktur di perusahaan anda yang meminta pendapat mengenai rencana perusahaan untuk mengimplementasikan aplikasi ERP dalam waktu dekat, lalu apa jawaban anda ?
Secara pribadi, respons awal anda mungkin akan menjelaskan panjang lebar tentang kelebihan-kelebihan aplikasi ERP tersebut, baik secara fungsional maupun secara teknis, jawaban ini bukan jawaban yang tepat. Jawaban yang tepat adalah beberapa perkiraan angka investasinya, dan beberapa penghematan yang potensial dihasilkan dari implementasi ERP tersebut. Mengetahui nilai moneter investasi dan manfaat sebuah layanan TI, dan memahami beberapa biaya layanan dari aplikasi ERP tersebut adalah langkah pertama untuk memulainnya.
Owner Dari Layanan TI
Dari kasus aplikasi ERP, anda dapat mengambil sebuah kesimpulan bahwa aplikasi ERP itu bukan milik anda di divisi TI tempat anda bekerja, tapi milik divisi-divisi lain di perusahaan anda. Divisi TI dalam hal ini, dalam banyak kasus akan bertindak sebagai pengimplementasi, pemelihara dan konsultan internal. Sedangkan owner dari aplikasi ERP tersebut adalah divisi-divisi fungsional lainnya, karena merekalah yang menggunakan dan menikmati hasilnya.
Wajar jika divisi TI dengan peran seperyi diatas "menagihkan" biaya atas layanan yang dihasilkan. oleh karena itu pula, hingga suatu taraf tertentu, tidak berarti pula bahwa dengan diterapkannya model komersial di divisi TI itu bisa mengambil untung.
Dalam kenyataannya, dan juga dalam banyak kejadian, yang terjadi adalah transfer budget tahunan. Misalnya, tahun ini divisi keuangan berkeinginan mengimplementasikan aplikasi keuangan. Yang terjadi adalah budget pengadaan dan implementasi aplikasi dan infrastruktur terkait diambil dari budget tahunan divisi keuangan, yang kemudian dibebankan ke budgettahunan divisi TI.
Dengan model seperti ini, tidak perlu ada perpindahan uang secara nyata, namun kegiatan seperti pengimplementasian, pemeliharaan dan konsultan internal dari aplikasi tersebut, masih dapat ditagihkan oleh divisi TI ke divisi keuangan untuk me-recovery biaya-biaya yang terkait dengan penggunaan sumber daya manusia.
Kualitas Layanan TI
Dengan digunakannya nilai moneter sebagai acuan kualitas layanan berbasis TI, divisi TI akan secara otomatis terpacu untuk dapat lebih bekerja profesional. Pelanggaran tingkat kualitas yang berdampak pada pengenaan denda akan sangat dihindari, karena akan berdampak negatif terhadap kinerja divisi TI secara menyeluruh.
Dalam banyak kasus, inilah alasan utama mengapa model komersial diterapkan oleh divisi-divisi TI dalam sebuah perusahaan. Apalagi untuk perusahaan yang berfungsi sebagai holding company yang telah memiliki beberapa anak perusahaan, dimana divisi TI-nya tetap dipusatkan di holding company, dan harus melayani beberapa anak perusahaan lain. Model komersial menjadi mutlak untuk segera ditetapkan agar komponen biaya TI di anak perusahaan dapat dibabankan pada produk dan jasa yang dihasilkan.
Baca Juga 10 Tools Systinternal Untuk Mengelola Sistem
Baca Juga 10 Tools Systinternal Untuk Mengelola Sistem