Metodologi Perhitungan Biaya Layanan TI Konseptual
Senin, 21 Mei 2018
Metodogi Perhitungan Biaya Layanan TI Konseptual - Secara garis besar, menghitung biaya dan harga sebuah layanan TI dibagi menjadi 2 kegiatan utama yaitu Costing dan Pricing. Kegiatan Costing Sebuah Layanan TI, costing merupakan kegiatan yang secara metodis menghitung dan memilih-milih semua pos budget TI tahunan ke dalam komponen-komponen biaya TI, serta membebankannya ke semua layanan TI yang disediakan oleh divisi TI. hasil akhir kegiatan ini adalah biaya setiap layanan TI.
Biaya Layanan Teknologi Informasi Konseptual Dan Merhitungannya
Setiap harga layanan TI dapat lebih rendah atau bahkan bisa ebih tinggi, namun tetap diusahakan pada porsi yang ideal sehingga secara keseluruhan divisi TI dapat me-recovery keseluruhan budget TI-nya atau mengambil keuntungan. Objek dari perhitungan ini adalah budget TI tahunan seperti yang telah di jelaskan dalam artikel sebelumnya. Untuk memulai penghitungan maka anda memerlukan lembar budget TI tahunan yang lengkap, termasuk di dalamnya informasi jumlah total gaji seluruh karyawan divisi TI.
Berikut Adalah 8 Langkah Metodologi Penghitungan Biaya Layanan TI Konseptual
1. Mengidentifikasi Layanan-layanan TI.
E-mail, aplikasi ERP, aplikasi Produktifitas (Office, OpenOffice, Symphony), internet, IP Telephony, PC (dekstop dan laptop) merupakan sebagian kecil dari macam dan jenis layanan TI yang mungkin ada dalam sebuah perusahaan. Mengidentifikasi jenis layanan ini seharusnya sedemikian rupa sehingga setiap layanan memiliki nilai tambah yang signifikan bagi kegiatan bisnis setiap hari dalam perusahaan.
Sebagai contoh, infrastruktur jaringan anda bukanlah layanan TI, karena tidak memiliki nilai tambah bisnis yang signifikan, layanan E-mail lah atau internet yang merupakan layanan bagi bisnis, sedangkan infrastruktur jaringan merupakan komponen pendukungnya. Yang tentu saja biaya pengadaannya harus dialokasikan ke layanan-layanan TI lain yang didukungnya.
2. Mengidentifikasi Pengelompokan Biaya Layanan TI
Biaya TI secara umum dapat dibagi menjadi biaya hardware dan biaya software, biaya sumber daya manusia, biaya akomodasi atau biaya operasional, biaya eksternal, dan biaya transfer, dan sebagai catatan, pengelompokan metode penentuan harga layanan bisa berbeda-beda untuk setiap perusahaan sesuai dengan karakteristik operasinya.
3. Menentukan Biaya Kapital Atau Operasional
Kegiatan ini adalah kegiatan sederhana dimana setiap pos budget TI akan dipilih-pilih mana yang merupakan biaya kapital (misalnya : biaya pengadaan hardware dan lisensi software), maupun biaya operasional (misalnya : gaji karyawan, biaya pemeliharaan hardware atau software).
4. Menentukan Biaya Langsung Maupun Tidak Langsung
Kegiatan ini menentukan hubungan antara setiap pos budget TI dengan layanan-layanan TI. sebagai contoh : biaya pengadaan server e-mail merupakan komponen biaya langsung bagi layanan TI berupa e-mail. sedangkan biaya sewa koneksi VPN untuk interkoneksi dengan kantor-kantor cabang perusahaan misalnya, merupakan biaya tidak langsung bagi layanan e-mail, aplikasi ERP, internet dan sebagainya yang perlu ditentukan lebih lanjut alokasinya persentasenya kedalam setiap layanan TI yang didukungnya.
5. Menentukan Alokasi Biaya Tidak Langsung
Biaya-biaya tidak langsung masih dialokasikan, seperti biaya sewa koneksi VPN pada point no.4 diatas. berapa persen yang harus dialokasikan untuk layanan e-mail, ke aplikasi ERP, dan seterusnya. Perlu dijadikan catatan, penempatan nilai persentase ini bisa dilakukan melalui dua cara yaitu : menghitung secara langsung utilitas bandwidth koneksi VPN ini menggunakan tool tertentu, beberapa dipakai untuk e-mail, aplikasi, dan lain-lain. Atau jika tool tersebut tidak ada, dapat dilakukan dengan memperkirakan nilai utilisasinya berdasarkan pendapat manajer atau suvervisor jaringan di perusahaan.
6. Menentukan Chargeable Item
Menentukan apa yang bisa ditagihkan ke penggunaan adalah kegiatan dimana kita memulai proses pricing dari layanan TI. masing-masing perusahaan memiliki karakteristiknya masing-masing. Misalnya, ada sebuah perusahaan yang menggabungkan layanan internet dengan portal menjadi satu layanan yang ditagihkan biayanya, jadi tidak dipisah, mengapa? Karena ternyata semua kegiatan browsing internet yang dilakukan pengguna dilakukan dengan terlebih dahulu membuka portal internet perusahaan. Jadi yangditagihkan hanyalah layanan portal, yang didalamnya sudah termasuk layanan internet.
7. Menentukan Satuan atau Besaran Dari Layanan TI Yang Ditagihkan
Sebagai contoh, beberapa divisi TI menagih biaya aplikasi ERP ke divisi lainnya berupa biaya per user ID, namun afa juga yang menagihkan dalam bentuk biaya abodemen, serta biaya per transaksi sebuah proses atau sekenario bisnis. Apapun besarannya atau satuan yang digunakan, harus dipastikan bahwa biaya yang dihasilkan untuk pengadaan layanan TI tersebut bi di recover.
8. Menentukan Harga Layanan
Menentukan harga layanan TI ini adalah proses akhir dari perhitungan biaya dan harga layanan TI.
Baca Juga Trend Bisnis Baru Di Eropa Yang Mengancam Keamanan TI
Baca Juga Trend Bisnis Baru Di Eropa Yang Mengancam Keamanan TI
Penutup
Dengan Menghitung biaya sebuah layanan TI dapat menjadi langkah awal yang signifikan bagi sebuah organisasi TI untuk mulai melakukan pengelolaan keuangan di organisasinya. pada saatnya akan mentransformasi organisasi TI tersebut dari cost center menjadi profit center.
Baca Juga Suksesnya Perencanaan Keuangan Atau Financial Planning
Baca Juga Suksesnya Perencanaan Keuangan Atau Financial Planning